Forberedelse til løbet

Sådan forbereder du dig som arrangør FØR løbet

  • At vælge en dato, hvor du ønsker dit Julehelteløb afholdt. Vær opmærksom på at afstemme valget af dag med, hvad der ellers sker i dit område, og styr gerne uden om andre løb og lignende.
  • Find en god og sikker placering for løbet. Vælg et sted, hvor der er plads til det antal løbere, I forventer at se på dagen. Det skal være sikkert og trygt for alle at deltage i Julehelteløbet.
  • Planlægge en rute på 1-5 km – evt. to forskellige ruter, hvis muligheden er der. Det er vigtigt, at ruten er tilgængelig for alle – også dem på hjul. Find en rute, som ikke krydser en befærdet vej.
  • Planlægge forskellige juleaktiviteter på ruten (ideer til dette fremsendes af Børneulykkesfonden)
  • Sørge for at indhente tilladelser til afholdelse af løbet, hvis det er påkrævet i det valgte område.
  • Annoncere løbet i lokalområdet. Fx ved at ophænge plakater (leveres af Børneulykkesfonden) eller ved at udbrede budskabet til institutioner, skoler, idrætsforeninger, privat netværk m.m.
  • Sende oplysninger løbende til Børneulykkesfonden om forventet deltagerantal med henblik på eftertilmeldinger på dagen.
  • Samle en god gruppe af medhjælpere, der på selve løbsdagen kan hjælpe til med at skabe en god oplevelse for jeres deltagere.

Sådan forbereder du dig som arrangør UNDER løbet

Du har langt hen ad vejen frihed til at sætte dit eget præg på dit lokale Julehelteløb. Man kan vælge at afvikle løbet i ”rå form” eller lave små julekonkurrencer, trække lod om præmier (leveret af lokale samarbejdspartnere til de enkelte løb), servere æbleskiver, arrangere sjov juleopvarmninger og meget andet. I bestemmer med andre ord selv, hvordan jeres Julehelteløb skal være.

Ved samtlige Julehelteløb skal der være styr på følgende:

  • Opsætning af rute i god tid.
  • Print af liste over forhåndstilmeldte deltagere (tilsendes af Børneulykkesfonden).
  • Opsætning af vanddepot.
  • Udlevering af startnumre til forhåndstilmeldte.
  • Registrering og modtagelse af eftertilmeldinger.
  • Udlevering af heltekapper og masker.
  • Udlevering af diplomer til alle ved løbets afslutning.
  • Nedtagning af rute når alle har gennemført.
  • Oprydning på ruten og ved start/målområde.

Sådan forbereder du dig som arrangør EFTER løbet

  • Sikre at der bliver ryddet op i målområdet og på ruten.
  • Lave en afsluttende tilbagemelding til Børneulykkesfonden med overblik over antallet af eftertilmeldinger samt overføre kontanter fra disse og evt. indsamlinger på dagen.
  • Sende takkemail til frivillige, der har hjulpet til med løbet
  • Sende takkemail til evt. sponsorer eller partnere, der har bidraget til løbet

Børneulykkesfonden hjælper med følgende ifm. afvikling af løbet

  • Vi udarbejder informationsmateriale til løbene, herunder plakater. Materialet sendes til den enkelte arrangør i god tid inden selve løbet.
  • Vi leverer løbemærker til alle arrangører i ugen op til løbet.
  • Vi hjælper med ideer til aktiviteter på løbsruten
  • Vi håndterer tilmeldinger til løbet
  • Vi sender diplomer, kapper og masker til alle deltagere (baseret på arrangørernes estimerede deltagerantal).
  • Vi håndterer de landsdækkende sponsorer for Julehelteløbet 2019. Sponsorerne bidrager på hver deres måde til at gøre løbene mulige. Du er velkommen til at finde lokale sponsorer til dit eget løb, men vær opmærksom på, at du ikke kan forpligte Julehelteløbet, Legeheltene eller Børneulykkesfonden overfor 3. part. Et evt. overskud fra Julehelteløbets overordnede sponsorater videregives til legeheltenes arbejde på landets børneafdelinger.
  • Vi driver en landsdækkende markedsføring af Julehelteløb via vores egne kanaler.
  • Vi assisterer med at håndtere presseindsatsen.
  • Vi agerer sparringspartner for de lokale arrangører
  • Vi opretter MobilePay nummer, der kan anvendes til betaling til løbet ved evt. eftertilmelding.
  • Vi udarbejder det samlede regnskab for Julehelteløb 2019.

Vær i øvrigt opmærksom på

  • At deltagelse i Julehelteløbet sker på eget ansvar. Dette gælder både deltagere og frivillige.
  • At Børneulykkesfonden forbeholder sig ret til at kontakte alle deltagere efter løbene for at sige tak for deres deltagelse, evaluering af løbet, informere om andre af Børneulykkesfondens aktiviteter m.m.
Luk menu